فروش را ميتوان يكي از اركان اساسي فعاليت و برآيند تلاش مجموعهي گروههاي فعال در سازمانها و موسسات اقتصادي پنداشت و بدين خاطر است كه اجراي سياستها و راهكاهاي شايستهي فروش، بسيار حساس و سرنوشتساز تلقي ميشود. در اين ميان، دسترسي به اطلاعات روزآمد موجوديها، ماندهي حساب مشتريان، اعتبارات اعطايي به آنها، اولويتبندي تحويل كالاها و ... پيش نياز هرگونه مصلحتانديشي براي فروش و اجراي سياستهاي ياد شده است. بر اين اساس، در نرمافزار حاضر به عنوان بخشي سيستم برنامهريزي منابع سازمان ماهان، تلاش بر اين است كه ابزار كارآمدي براي بسترسازي و اجراي مناسب سياستهاي فروش در سازمانها و موسسات اقتصادي در اختيار مديران قرار گيرد.
صدور درخواست مشتريان : اين بخش شامل چهار مرحله تا رسيدن به پيش فاکتور و ثبت نهايي درخواست مشتريان توسط فروشندگان ميباشد که عبارتند از :
-
درخواستهاي اوليه : اطلاعات اوليه درخواست و قيمت پيش فاکتور محصولات توسط اپراتور ثبت ميگردد. دراين قسمت امکاناتي از قبيل :
- ثبت اسناد به تفکيک تنوع فاکتور و تعيين فروشنده
- قيمت استاندارد محصول بطور اتوماتيک آورده شده و قابل اصلاح ميباشد
- تعيين پورسانت براي فروشنده
- امکان تعيين عوارض، تخفيف، پورسانت براي هرکـالا
- درصورتيکه کالا داراي جزء دوم و يا سوم .... باشد اطلاعات بصورت اتوماتيک آورده ميشود
- درصورتيکه کالاي مورد نظر فروشنده در ليست محصولات موجود نباشد ميتواند شرح آن را واردنموده و درخواست را به قسمت آزمايشگاه بفرستد تا کدينگ آن درخواست توسط آزمايشگاه تعيين شود .
- آزمايشگـــاه : نمايش اسنادي از درخواست مشتريان که در ليست اقلام درخواست آنها کالايي وجود دارد که کدينگ آن در ليست محصولات شرکت موجود نميباشد، و با رنگي متفاوت نمايش داده ميشود .
- امضـاء کنندگــان : درخواستهايي که توسط فروشنده تاييد شده اند به بخش امضاء کنندگان انتقال داده ميشوند . در اين بخش هر مسئولي که مجوز امضاء درخواست را دارا باشد ميتواند با انتخاب درخواستها و با دوبار کليک برروي محل امضاء خود، درخواستها امضاء نمايد .
- پيش فاکتـــور : درخواستهايي که تمامي امضــاءهاي آن صادر شــده است به بخــش پيش فاکتور انتقال داده ميشوند تا در صورت لزوم دستور توليد و يا فروش صادر شود .
-
درخواستهاي اوليه : اطلاعات اوليه درخواست و قيمت پيش فاکتور محصولات توسط اپراتور ثبت ميگردد. دراين قسمت امکاناتي از قبيل :
-
امکان تعريف سمتهاي مجاز براي امضاء اسناد درخواست و فاکتور و فاکتور مرجوعي . (با اين امکان ديگر نيازي به امضاء دستي اسناد توسط مديران نميباشد، در واقع نوعي عمليات Paperless اجراء شده است . به اين معني که مديران فقط کافيست به محيطهاي امضاء کنندگان اسناد مراجعه نموده و با تاييد امضاء خود، سند را بصورت منيتورينگ امضاء نمايند ).
-
صدور فاکتور فروش : اين بخش نيز شامل چهار مرحله تا رسيدن به فاکتورهاي بايگاني ميباشد که عبارتند از:
- حواله فروشهاي اصلي و آزاد : درصورتيکه حواله فروش انبار با درخواست مشتري مرتبط باشد به عنوان حواله فروش اصلي شناخته شده و ريال آن مستقيما از درخواست آورده ميشود در غيراينصورت حواله فروش آزاد ميباشد که ريال آن توسط کاربر وارد خواهد شد .
- فاکتورهاي خــام : پس از ريالي کردن اسناد حواله فروش انبار، اسناد به اين قسمت انتقال داده ميشوند . در اين بخش کاربر ميتواند فاکتوري که هيچ ارتباطي با حواله فروش انبار ندارد صادر نمايد .
- امضاء کنندگان : پس از تاييد فاکتور خام توسط فروشنده اسناد فاکتور به بخش امضاء کنندگان (براي تائيد مسئولان براي ارسال فاکتور به مشتري) انتقال مييابد . در اين بخش هر مسئولي که مجوز امضاء داشته باشد ميتواند با انتخاب يک يا چند فاکتور و با کليک برروي محل امضاء خود اسناد را امضاء نمايد
- فـــاکتور : اسنــادي که همه امضاءهاي آن انجام شده است به اين بخش انتقال داده ميشوند . ملاک تمامي گزارشات فاکتورهاي بايگاني ميباشد.
-
فاکتـــورهاي مرجــوعي : اين بخش نيز شامل چهار مرحله
- رسيدهاي مرجـــوع فــروش انبـــار
- فاکتورهاي مرجوعي خــام
- امضـــاء کنندگـان
- فاکتورهاي مرجوعي که شرح آنها مشابه بخش فاکتورها ميباشند
گزارشات آماري
-
گزارشات کلي و جزئي فاکتورها
-
گزارش خريد مشتريان
-
گزارش کالا بر اساس بسته بندي
-
ريز قيمت محصولات (استاندارد)
گزارشات فشرده
-
فشرده فروش
-
مديريتي ماهانه
-
آمار دارايي
-
گزارش فشرده گروهي کالا
-
گزارش فشرده گروهي محصولات
گزارشات مقايسهاي
-
ماتريس فروش
-
مقايسه فروشندگان
-
گزارش فروش محصولات
گزارشات ماهيانه
-
فروش به تفکيک ماه و مشتري
-
فروش به تفکيک ماه و نوع فاکتور
گزارشات كنترلي
-
کنترل کالاهاي حواله فروش
-
کنترل اسناد حسابداري
-
مانده فروش و حسابداري
گزارشات حسابها
-
مانده حســاب مشتـــري
-
مانده حساب فروشنده
-
مانده حساب واحد فروش